Werkplek van de toekomst met presentatieschermen in vergaderruimten

Privacy is een veelbesproken maatschappelijk thema. En met recht. Door de digitalisering, gebruik van camera’s en microfoons is het de vraag in hoeverre er nog sprake is van privacy. Neem bijvoorbeeld vergaderen. Met een aantal collega’s neem je plaats in een vergaderruimte. Je koppelt jouw laptop via kabel of wifi aan het presentatiescherm waarmee je collega’s/klanten in kunt bellen of documenten kunt delen. Heb je wel eens afgevraagd of je privacyvriendelijk kunt vergaderen? En welke rol heeft het presentatiescherm hierbij? Met een aantal tips kun je op een veilige manier online vergaderen. 

Houd rekening met privacyrisico’s 

De digitalisering is met de komst van het coronavirus in een stroomversnelling gekomen. We zijn meer vanuit huis gaan werken, waarbij online vergaderen de norm is geworden. Door middel van videobellen en spraakoproepen konden we doorgaan met onze werkzaamheden. Maar hoe zit het met de privacy? We zijn ons bewust van het belang, maar nemen we wel de juiste specifieke maatregelen? Door rekening te houden met privacyrisico’s verklein je de kans dat persoonsgegevens of de overall privacy in gevaar komt. 

Maken we het hackers soms te makkelijk?

Het is makkelijk om te kijken naar hackers. Maar ze zeggen niet voor niets dat voorkomen beter is dan genezen. Dat is ook hier het geval. De meeste datalekken ontstaan door menselijke fouten. Thuiswerken is namelijk niet zonder risico’s. Mensen maken gebruik van eigen laptops of telefoons. Het is beter om devices te gebruiken die door een ICT-afdeling zijn geconfigureerd. Ook is het belangrijk dat werknemers zich afvragen hoe veilig de verbinding is waar ze op werken. 

Niet alleen thuis kan dit misgaan, ook op kantoor. Neem nu de vergaderruimtes waar vaak op een presentatiescherm gevoelige aantekeningen worden gemaakt of presentaties worden getoond. Niet iedereen logt uit narrowcasting software waardoor het zichtbaar blijft voor andere collega’s. Misschien is jouw vergaderruimte niet volledig afgesloten en kunnen voorbij lopende personen zo meekijken. Zelf hebben we invloed en een grote rol in hoe we met gevoelige gegevens omgaan en wie hier zich op hebben.

Wat kun je doen om veilig online te vergaderen?

Nu we weer meer naar kantoor gaan is het goed om nog een kritisch na te denken hoe veilig collega’s kunnen vergaderen. Bij cybersecurity gaat het vaak om het gebruik van de juiste software en hardware. Daarnaast gaat het ook om mensen opleiden om hier op een verantwoorde manier mee om te gaan. 

Ook het materiaal speelt een rol. Een presentatiescherm is niet meer weg te denken uit vergaderruimten. Het maakt vergaderen op afstand makkelijker en ook het delen en notuleren van informatie wordt een stuk makkelijker. Hoe maak je presenteren met presentatieschermen veiliger? Het begint met de vraag of jouw presentatiescherm een operating system. Dan kun je ervoor kiezen om de USB-poorten op slot te zetten. Zo voorkom je dat ongeautoriseerde USB-sticks gebruikt worden. Zorg daarnaast voor een beveiligde connectie. Maar kijk ook goed naar de vergaderruimte. Belt een externe in? Zorg dat geen gevoelige informatie zichtbaar is en sluit tabbladen die niet relevant zijn. Sluit niemand online aan? Dan kun je het presentatiescherm ook gebruiken als digitaal whiteboard. Sluit de call af zodat niemand onuitgenodigd mee kan kijken/luisteren.